Flowcharting: basistraining

Waarom deze thematiek?

Een goede schematische weergave, die een flowchart eigenlijk is, zegt vaak meer dan duizend woorden. Aangezien in een oogopslag veel duidelijk wordt, is verbetering niet meer dan een logisch gevolg.

Een citaat van een der grootste kwaliteitsdenkers is tekenend: “Teken een flowchart voor alles wat je doet. Zolang je dit niet doet kan je niet volledig begrijpen waarmee je bezig bent. Je hebt alleen een taak.” (Dr. W. Edwards Deming)

Een flowchart of stroomschema is een bijzonder geschikte techniek voor de aanpak van bepaalde problemen:

 Doorlooptijdverkorting:

• Procestijden
• Wachttijden
• Transporttijden

Vereenvoudiging: 

• Integratie van processtappen
• Schrappen van overtollige controles
• Schrappen van overtollige documenten

Verduidelijking:

• Preciseren van de input- en outputeisen tussen de achtereenvolgende processtappen en de raakvlakken van het proces met andere processen

Vernieuwing:

• Automatisering van:
  • transformaties
  • controles
  • transport
  • creatie van documenten
  • handtekeningen
• Workflow management
• Imaging
• Business process re-engineering

Leidraad in bestaande procedures en processen

Een proces bestaat uit een opeenvolging van activiteiten of taken die middels de nodige input een zekere output genereren, hetzij een product of een dienst. De definitie van flowcharting luidt: een visuele voorstelling van diverse activiteiten en hun verbanden aan de hand van genormaliseerde symbolen. Een flowchart moet dus inzicht verschaffen in dit proces. Dit inzicht moet meetbare verbetering makkelijker maken en ons sneller bij het antwoord brengen of het proces nu een toegevoegde waarde heeft of niet.

In de beschrijving van een bestaand proces door middel van een stroomschema, kunnen talloze elementen opgenomen worden:

• Het begin van het proces
• De opeenvolgende stappen
• De stappen die parallel verlopen
• De input bij de verschillende stappen
• De herkomst van deze input
• De controles voor, tijdens en na de verschillende stappen
• De aard van de controles
• De output bij de verschillende stappen
• De bestemming van deze outputs
• De (belangrijke) beslissingspunten in het proces
• De verantwoordelijken en betrokkenen (functies of personen) in het proces
• De nodige hulpmiddelen
• De verwijzing naar instructies, specificaties, controle-methoden
• De procestijd
• De doorlooptijd
• De geografische spreiding van de processtappen
• De gegevensstromen
• Het einde van het proces

Het is in de regel niet mogelijk of niet praktisch alle bovengenoemde elementen in één stroomschema te verwerken. Het is wel mogelijk om in functie van het gestelde doel de relevante elementen overzichtelijk, synthetisch en beeldrijk in één stroomschema voor te stellen.

Inzicht bij ontwikkeling van procedures en processen

Ook bij de ontwikkeling van nieuwe procedures of processen kan flowcharting een onmisbare hulp zijn. Flowcharting moet inzicht toelaten voor een breed publiek. Hoe breder het publiek, hoe meer invalshoeken. Hoe meer invalshoeken, des te beter de uiteindelijke conceptkeuze en hoe groter de kans op slagen. De voordelen bij nieuwe procedures en processen:

• Systematische aanpak van de opgenomen elementen
• Overleg en inspraak van de betrokkenen
• Toetsing op de haalbaarheid en beschikbaarheid van de nodige middelen
• Nuttig instrument bij de opleiding

De voordelen

De voordelen van flowcharts situeren zich verder nog op het vlak van

• Communicatie
• Opleiding
• Groepswerk
• Verplicht tot systematisch, nauwkeurig denken
• Kortere, duidelijker procedures
• Opnemen in kwaliteitshandboek

Wat is het resultaat in uw dagelijks werkveld?

U kent de techniek "flowcharting" en gebruikt deze voor heel wat toepassingen. Deze goede schematische weergaven hebben een "continu verbetering" als gevolg.

Voor wie?

Gebruik makend van flowcharting om de processen schematisch weer te geven zal een projectleider een maximaal effect bereiken. Zij het project nu het opzetten van een kwaliteitssysteem of de ontwikkeling of verbetering van een proces of procedure. De grote betrokkenheid die wordt nagestreefd in een kwaliteitsorganisatie zal worden in de hand gewerkt dankzij flowcharts. Flowcharts zijn eenvoudig in het gebruik en ze openen daardoor vele deuren voor een grote groep gebruikers als hulpmiddel bij procesanalyse en -verbetering.

Gezien het ruime toepassingsgebied en het gemak van implementatie kan iedereen de techniek onder de knie krijgen. In deze workshop wordt vooral het accent gelegd naar gebruik van flowcharts in kwaliteitsverbetering en kwaliteitsborging.

Deze workshop is opgezet als eerste kennismaking met de techniek en vereist dus geen voorkennis van de deelnemers.

Programma

Onthaal, registratie en koffie

Overzicht van mogelijke grafische voorstellingswijzen

Specifiek doel van flowcharts

• Doorlooptijdverkorting
• Vereenvoudiging
• Verduidelijking
• Vernieuwing

Normalisatie van de gebruikte symbolen

Hoe beginnen aan een flowchart?

• Basisvoorwaarden

Voorbeelden

Lunch

Praktische opdrachten

Toepassingen in de kwaliteitszorg en kwaliteitssystemen

Flowcharting en documentbeheersing

Ondersteunende software

Einde

Opgelet: interactieve workshop

Elk programma-onderdeel van deze workshop is doorweven met vraag- en antwoordsessies, het uitvoeren van opdrachten, enz. Om de interactiviteit te bevorderen, beperken wij vrijwillig het aantal deelnemers tot een maximum van 20. Snel inschrijven is bijgevolg in uw eigen belang.

Certificaat

Alle deelnemers die deze workshop bijwonen, ontvangen een certificaat.

Referenties

Bij de vorige edities van deze workshop mochten wij deelnemers verwelkomen van de volgende bedrijven: ABX Logistics, Algemeen Stedelijk Ziekenhuis Aalst, Acunia, Coeman Packaging, Donaldson Europe, Duvel-Moortgat, Hogeschool Gent, Ideal Fibres & Fabrics, International Interior Group, Koramic Building Products, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Niko, Oil Tanking Ghent, Pioneer Technology Belgium, Resilium, Sibomat, Stad Kortrijk, Stad Gent, Volvo Cars Gent, Zoete Nood Gods PZ.